Team

Im Team verwaltest du alle Personen deines Unternehmens. Einem Team-Mitglied weist du Ressourcen zu, zum Beispiel Computer, Lizenzen und mehr. Das macht Onboarding und Offboarding einfacher: Du siehst jederzeit, welche Geräte und Lizenzen zu einer Person gehören.

Ein Team-Mitglied braucht nicht zwingend einen Login. Erst wenn es selbst ins Portal soll, lädst du es ein, siehe Zugriff aufs Portal.

Benutzer und Team-Mitglieder

Ein Team-Mitglied ist ein Eintrag in deinem Unternehmen ohne Login. Ihm weist du Ressourcen wie Geräte und Lizenzen zu.

Ein Benutzer ist ein Team-Mitglied mit eigenem Login fürs Portal. Aus einem Team-Mitglied wird ein Benutzer, sobald du es einlädst (siehe Zugriff aufs Portal).

Ein Unternehmen kann viele Team-Mitglieder und Benutzer haben. Umgekehrt kann ein Benutzer zu mehreren Unternehmen gehören.

Ein Login, mehrere Unternehmen

Ein Benutzer meldet sich einmal an und wechselt dann oben im Portal zwischen den Unternehmen, für die er freigeschaltet ist. Neu anmelden ist dafür nicht nötig.

So arbeitet zum Beispiel ein Dienstleister für mehrere Kunden: eine Person, ein Login, Zugriff auf mehrere Unternehmen. Jedes Unternehmen entscheidet selbst, wen es hinzufügt und was diese Person darf.

Was global ist und was pro Unternehmen gilt

• Global, am Benutzer: Login, Passwort, Zwei-Faktor-Authentifizierung und aktive Sitzungen.
• Pro Unternehmen: das Profilbild. Ein globales Profilbild gibt es nicht. Gehört ein Benutzer zu mehreren Unternehmen, kann er für jedes ein eigenes Bild hinterlegen oder keins.

Details zum eigenen Konto stehen unter Benutzer.

Team-Mitglieder anlegen

Es gibt zwei Wege:

• Manuell: Du legst die Person direkt im Portal an.
• Über eine Integration: Team-Mitglieder werden aus Microsoft 365 oder Google Workspace synchronisiert.

Aktuell ist die Integration das führende System. Wird ein Konto dort geändert, übernehmen wir das bei der nächsten Synchronisation. Name und E-Mail-Adresse importierter Personen sind im Portal deshalb schreibgeschützt.

Geplant: Team-Mitglieder, die du im SERGO-Portal anlegst, sollen künftig auch in die Integration ausgerollt werden, also zum Beispiel automatisch in Microsoft 365 angelegt.

Zugriff aufs Portal

Ein Team-Mitglied bekommt nur dann Zugriff auf die Weboberfläche, wenn du es einlädst. Braucht es keinen Login, ist keine Einladung nötig. Es bleibt trotzdem im Team und kann Ressourcen zugewiesen bekommen.

Rollen

Aktuell gibt es eine Rolle: Admin mit vollem Zugriff. Geplant ist zusätzlich eine Mitarbeiter-Rolle, mit der Mitarbeitende ihre eigenen Geräte verwalten und Ressourcen anfragen können.

Einladen

1. Öffne Team in der Seitennavigation.
2. Klicke auf Mitglied einladen.
3. Trage die E-Mail-Adresse ein.
4. Wähle die Rolle.
5. Optional: weise gleich Geräte oder Lizenzen zu.
6. Klicke Einladung senden.

Die Person bekommt eine E-Mail mit einem Aktivierungslink, richtet beim ersten Klick ihr Passwort ein und ist dann angemeldet. Der Link ist 7 Tage gültig. Ist er abgelaufen, klicke beim Status Eingeladen auf Einladung neu senden.

Mitglied bearbeiten

Auf der Detailseite eines Team-Mitglieds kannst du:

• Rolle ändern
• Stammdaten bearbeiten (Name, Telefon, Position), nur bei Personen, die nicht importiert sind
• Geräte zuweisen oder entziehen
• Lizenzen verknüpfen (zum Beispiel Microsoft 365)

Ist die Person importiert (aus Microsoft 365 oder Google Workspace), sind Name und E-Mail nicht editierbar. Diese Änderungen passieren beim Anbieter und kommen mit der nächsten Synchronisation zu uns.

Mitglied entfernen

Verlässt jemand das Unternehmen, beendest du den Zugriff:

1. Öffne Team in der Seitennavigation.
2. Klicke die Person an.
3. Klicke oben rechts auf Entfernen und bestätige.

Was dabei passiert:

• Aktive Sitzungen enden sofort.
• Zugewiesene Lizenzen werden freigegeben.
• Zugewiesene Geräte bleiben im Portal, nur ohne Zuordnung. Du kannst sie jemand anderem geben.
• Audit-Logs bleiben erhalten (Pflicht für GoBD).

Hatte das Mitglied einen Login, entfernst du damit nur den Zugriff auf dieses Unternehmen. Der Benutzer selbst bleibt bestehen und wird nicht automatisch gelöscht. Die Person kann sich weiter anmelden, sieht dieses Unternehmen aber nicht mehr. Gehört ein Benutzer zu keinem Unternehmen mehr, löschen wir ihn nach 30 Tagen automatisch.

Ist die Person importiert, bleibt ihr Konto beim Anbieter bestehen. Deaktiviere oder lösche es dort separat. Bei Microsoft 365 geht das auch im SERGO-Portal unter Microsoft 365.