Abrechnung

Hier läuft alles rund ums Bezahlen zusammen: wie wir abrechnen, deine Abrechnungskonten, deine Rechnungen, die Zahlungsmethoden und dein Guthaben.

So läuft die Abrechnung

Im laufenden Monat bestellst und verlängerst du Produkte. Jede Kostenposition schreiben wir dem passenden Abrechnungskonto gut. Am ersten Tag des Folgemonats schließen wir die Abrechnungskonten des Vormonats und stellen pro Konto eine eigene Rechnung.

Bei Neukunden kann es vorkommen, dass wir vorab ein Guthaben verlangen oder einzelne Bestellungen vorab manuell begleichen lassen. Diese Zahlungseingänge verrechnen wir zum Monatsende mit der Rechnung.

Abrechnungskonten

Ein Abrechnungskonto trennt Kosten. Das kann mehrere Gründe haben:

• Transparenz: Du siehst, wie sich die Kosten zusammensetzen.
• Unterschiedliche Zahlung: Standardkosten per Lastschrift, andere Produkte per Überweisung mit manueller Prüfung.
• Kosten verteilen: auf Subkunden, Projekte oder Kostenstellen.

Jedes Abrechnungskonto:

• hat eine eigene Zahlungsmethode. Du kannst die Kosten sogar von verschiedenen Bankkonten bezahlen.
• kann einen Hinweis auf der Rechnung tragen, zum Beispiel die Kostenstelle oder eine Projektreferenz.
• kann eine eigene Empfänger-E-Mail haben, zum Beispiel rechnung@firma.test.
• bekommt am Monatsende eine eigene PDF-Rechnung.

Rechnungen

Alle Rechnungen findest du im Portal unter Mein Unternehmen → Finanzen → Rechnungen. Dort siehst du:

• Rechnungsnummer, Datum, Fälligkeit
• Status (offen, bezahlt, in Mahnung, storniert)
• Betrag netto und brutto
• Positionen mit Bezug zu Verträgen und Produkten

Über Als PDF herunterladen bekommst du die Rechnung als Datei. Das PDF entspricht der gesetzlichen E-Rechnung (ZUGFeRD).

Bei offenen Rechnungen mahnen wir automatisch, erst freundlich, dann formal. Die Mahnstufe siehst du direkt am Status.

Zahlungsmethoden

Du zahlst per Überweisung oder per SEPA-Lastschrift. Jedes Abrechnungskonto kann eine eigene Methode haben.

Überweisung

Ohne Lastschrift überweist du den Rechnungsbetrag auf das Konto, das auf der Rechnung steht.

SEPA-Lastschrift

Mit einer Lastschrift ziehen wir fällige Rechnungen automatisch ein. So richtest du sie ein:

1. Öffne Mein Unternehmen → Finanzen → Abrechnung.
2. Klicke auf Lastschrift hinzufügen.
3. Trage Kontoinhaber, IBAN und (bei nicht-deutschen Banken) BIC ein.
4. Lies das SEPA-Mandat und bestätige es.
5. Klicke Speichern. Das Mandat ist ab dem nächsten Werktag aktiv.

Stell sicher, dass wir berechtigt sind, den Betrag einzuziehen. Hältst du eine Lastschrift für nicht berechtigt, kontaktiere dringend den Support, bevor du sie zurückgehen lässt. Gebühren durch Rücklastschriften berechnen wir dir weiter. Bei wiederholten Rücklastschriften sperren wir die Zahlungsmethode.

Zahlungsziel

Das Standard-Zahlungsziel sind 10 Tage ab Rechnungsstellung. Eine Anpassung kannst du beantragen. Längere Zahlungsziele lehnen wir in der Regel ab. In bestimmten Konstellationen, zum Beispiel innerhalb von Konzernstrukturen, sind Ausnahmen möglich. Einen Anspruch darauf gibt es nicht, und die Prüfung kann etwas dauern.

Guthaben

Manchmal bekommst du ein Guthaben, zum Beispiel aus einer Aktion oder als Kulanz.

• Wir zahlen Guthaben nicht aus, sondern verrechnen es automatisch mit deinen Rechnungen. Du musst nichts tun.
• Wir verteilen es anteilig auf alle Abrechnungskonten, im Verhältnis zu ihren Kosten, bis es aufgebraucht ist. Du kannst nicht selbst festlegen, wohin das Guthaben geht.
• Eine Rechnung fällt nie unter 0 €. Restguthaben verfällt nicht, wir tragen es auf die nächsten Rechnungen vor.
• Wir verrechnen immer brutto (inklusive Umsatzsteuer). Netto und Umsatzsteuer der Rechnung verringern sich entsprechend.

Hast du mehrere Abrechnungskonten, bekommst du pro Konto eine eigene Rechnung. Dein Guthaben gilt aber fürs ganze Unternehmen und wird beim Abrechnungslauf anteilig verteilt.

Fragen? Schreib uns an support@sergo.de.